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Les étapes clés d’un projet de dématérialisation

dématérialisation

Dans le cadre de la transformation numérique, de plus en plus d’entreprises ont mené un vaste chantier visant à dématérialiser les processus et les documents. Autrement dit : le papier utilisé depuis des siècles et des siècles est désormais remplacé par des supports informatiques. Avoir vous avoir rappelé les principaux avantage de cette pratique, vous découvrirez la meilleure manière d’appliquer une telle politique au sein de votre propre entreprise.

Quels sont les avantages de la dématérialisation ?

Pour illustrer les principaux avantages offerts par la dématérialisation, il suffit de se pencher sur le cas des factures. Elles étaient auparavant imprimées sur du papier, ce qui nécessitait une intervention humaine avant de les faire parvenir à leur destinataire. Il fallait également prendre le temps de les archiver dans un endroit sûr. Tout ceci est maintenant terminé, place désormais aux échanges électroniques et à la numérisation !

Les documents sous forme électronique vont avoir six impacts majeurs :

  • Une réduction des coûts liée à la création de nouvelles transactions électroniques
  • Une hausse de la productivité
  • Un renforcement des procédures de sécurité (archivage électronique des documents numériques)
  • Une amélioration de la relation avec le client
  • La création de nouveaux canaux de distribution (dont le web)
  • Une mise en conformité avec les obligations légales

Bien entendu, remplacer le papier par le numérique ne se fait pas en un simple claquement de doigt. Il s’agit d’un véritable projet d’entreprise auquel doivent prendre part tous les services. N’oubliez pas que tous les collaborateurs seront impactés et que cela nécessitera le développement de nouvelles procédures (comme la généralisation de la signature électronique par exemple).

La méthode PDCA

Vous aurez sans doute déjà compris qu’un tel projet ne se prend pas à la légère. Vous allez devoir faire preuve d’organisation et de sérieux pour le mener à bien. Afin de maximiser vos chances d’y parvenir, il est fortement recommandé de s’appuyer sur une méthodologie bien connue et nommée PDCA. Celle-ci est fréquemment utilisée dans le monde des entreprises, notamment dans une optique d’amélioration des performances. Et la dématérialisation en fait justement partie ! PDCA signifie Planifier, Développer, Contrôler et Ajuster. La méthode vous sera détaillée au cours des paragraphes suivants.

Planifier : comment organiser la dématérialisation ?

Au démarrage du projet, vous allez commencer par définir vos besoins et les objectifs à atteindre. Faites également en sorte de communiquer avec chaque personne impactée. L’idée consiste alors à les questionner afin de déceler les éventuels freins à la réussite du projet. Efforcez-vous de rester disponible et ouvert à discussion durant cette phase initiale. Vous ne pourrez pas espérer réussir sans une communication interne performante !

Développer : quelles actions faut-il mettre en place ?

La deuxième phase tourne autour de la mise en œuvre du changement. Il faudra donc déterminer une date de démarrage précise et s’y tenir. Vous devrez également affecter les ressources nécessaires et prévoir une cellule d’accompagnement et d’assistance. Évitez surtout de vous montrer trop gourmand ! Préférez donc fractionner un projet trop important en plusieurs sous-projets. N’oubliez pas qu’un bouleversement total des habitudes fait peser un risque majeur sur votre entreprise et son avenir.

Contrôler l’efficacité des nouvelles solutions

Mettre en place de nouvelles pratiques est une chose mais il convient également de vérifier qu’elles soient réellement efficaces sur le terrain. La dématérialisation produit-elle les résultats attendus ? Pour en avoir le cœur net, élaborez des tableaux de bord précis. Il est également possible que vous détectiez des retours positifs auxquels vous n’aviez pas pensé lors de la phase de création. Faites également l’effort de les observer de près. Après quelques semaines de mise en place, vous pouvez demander la réalisation d’un audit, si possible externe. Mené par une société spécialisée, il sera utile afin de confirmer (ou non) l’intérêt réel des nouveaux processus.

Ajuster : comment améliorer le processus ?

Vous êtes désormais arrivé à l’ultime étape de ce projet. Vous n’ignorez sans doute pas que la méthode PDCA vise l’amélioration continue. Par conséquent, cette dernière étape servira à affiner chacun des processus de manière à les optimiser par la suite. Il faudra peut-être également procéder à quelques personnalisations en fonction des utilisateurs. De tels ajustements sont précieux pour votre entreprise, ne les sous-estimez donc pas ! Ils sont également utiles pour dresser un premier bilan de la démarche de dématérialisation et pour identifier dès à présent les autres flux documentaires à moderniser prochainement.

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