Embauche : comment vérifier les références du postulant?

Lors de l’embauche d’un employé, que ce soit par l’employeur ou par un coach professionnel, il est bon de vérifier ses références. Les formulaires de demande d’emploi comportent généralement un espace pour les noms et les coordonnées de trois à cinq références professionnelles. Si le formulaire que vous utilisez ne demande pas ce type d’informations, vous pouvez demander aux candidats de soumettre une liste de références professionnelles en complément de leur candidature.

Comment contacter les références ?

Les vérifications de références sont généralement effectuées par téléphone ou par courrier électronique lors d’un recrutement.

Téléphone.

Il est généralement préférable de contacter les références par téléphone. En général, les appels téléphoniques sont préférables pour des références “spontanées”, et souligne que les directeurs sont plus spontanés lors d’un appel téléphonique que dans un e-mail.

Pour :

  • Lorsque vous parlerez avec des références au téléphone, vous aurez probablement leurs impressions immédiates en fonction des questions que vous poserez.
  • Vous serez en mesure de détecter des indices non verbaux qui peuvent être significatifs, comme le fait de savoir s’ils semblent incertains ou certaines des informations qu’ils fournissent.

Contre

  • Bien que vous puissiez (et deviez) prendre des notes lorsque vous vous adressez à des personnes dans ce contexte, vous ne disposerez pas d’un compte rendu textuel incontestable de ce que l’autre personne a dit.
  • Tout le monde n’est pas prêt à prendre des appels téléphoniques de personnes qu’il ne connaît pas.

Courrier électronique.

Il est également possible de vérifier les références par courrier électronique.

Pour :

  • Cette méthode peut être particulièrement efficace avec les demandeurs qui ont des références et qui vivent dans un autre pays situé à plusieurs fuseaux horaires, car il peut être difficile de rattraper quelqu’un par téléphone dans cette situation.
  • Elle est également utile à des fins de documentation ; vous disposez d’une trace de ce qui a été demandé et de la date, ainsi que de la réponse.

Contre :

  • Tout le monde ne répondra pas par courrier électronique. Certaines personnes n’ouvrent même pas les courriels de personnes qu’elles ne connaissent pas, tandis que d’autres ne seront pas à l’aise pour mettre ce type d’information par écrit.
  • Lorsque les gens répondent par courrier électronique, vous n’avez pas l’impression qu’ils répondent immédiatement à vos questions ; au contraire, ils ont le temps de réfléchir soigneusement à ce qu’ils veulent dire. Ils peuvent même contacter le demandeur pour obtenir des informations.

Double méthode.

Comme il y a des avantages et des inconvénients à utiliser à la fois le téléphone et le courrier électronique, il est bon d’envisager d’utiliser les deux méthodes lorsque c’est possible. Commencez par contacter les références par téléphone, en supposant qu’il est raisonnable de le faire compte tenu du décalage horaire. Si vous ne parvenez pas à joindre la personne et que vous ne recevez pas de rappel après environ trois tentatives sur une période de quelques jours, envoyez un courriel qui comprend toutes les questions que vous aviez prévu de poser lors d’une conversation téléphonique.

Que faut-il demander ?

Lorsque vous vérifiez les références, que vous parliez à des personnes qui connaissent le candidat sur le plan personnel ou professionnel, veillez à ce que la demande soit liée à l’emploi. Poser des questions soigneusement sélectionnées pour obtenir l’impression de la personne sur la manière dont le candidat est susceptible d’exercer le poste particulier pour lequel il est envisagé.

Exemple de questionnaire.

Le document se présente sous la forme d’un formulaire à remplir, de sorte que vous pouvez le personnaliser avec le nom du candidat et le titre du poste envisagé, ainsi que prendre des notes directement sur le formulaire pour vos dossiers. Vous pouvez également modifier les questions si vos besoins sont différents de ceux des exemples de questions fournis ici et les sauvegarder pour une utilisation ultérieure. Vous pouvez imprimer le formulaire à utiliser lorsque vous parlez à des références, ou le remplir électroniquement et le sauvegarder sur votre disque dur ou sur un autre dispositif de stockage de données. Téléchargez un exemple de formulaire de vérification des références.

Exemples de questions à poser :

  • Obtenez la référence pour connaître sa relation avec le demandeur, en termes de contexte dans lequel ils se connaissent et depuis combien de temps ils se connaissent.
  • Expliquez-lui ce qu’implique l’emploi auquel elle a postulé et demandez à la référence de vous faire part de ses impressions sur la façon dont elle pense que le candidat fera son travail.
  • Demandez à la référence de quantifier son impression sur l’adéquation de la personne avec le poste, par exemple sur une échelle de notation de un à cinq, cinq étant “très performant” et un étant “peu susceptible de bien faire”. ‘
  • Demandez s’il existe d’autres informations pertinentes et liées à l’emploi que la personne estime que vous devriez connaître au moment de prendre votre décision d’embauche.

Ce qu’il faut éviter.

Évitez de demander quoi que ce soit qui pourrait amener la référence à vous fournir des informations que vous ne pouvez pas utiliser légalement lors de l’examen du candidat, ce qui inclut tout ce qui est lié aux caractéristiques de classe protégées. Ne demandez pas à une référence ce que vous ne devriez pas demander à une personne interrogée. Cela est important tout au long du processus de sélection des candidats afin de protéger votre organisation contre les allégations de pratiques d’embauche discriminatoires. Si une référence commence à partager ce type d’informations, arrêtez la personne avant qu’elle ne donne des détails, en précisant que vos intérêts sont spécifiquement axés sur la détermination de la capacité de la personne à faire le travail plutôt que sur ses caractéristiques personnelles.

Considération importante.

Même si les candidats apportent des lettres de recommandation pré-écrites, il est toujours préférable de vérifier soi-même ses références. L’une des raisons est qu’il est important de suivre les mêmes procédures avec toutes les personnes que vous envisagez pour le poste. En outre, lorsqu’une personne fournit de manière proactive une lettre de référence, vous n’avez aucun moyen de savoir si elle est authentique, à moins de parler à la personne qui l’a rédigée.